Dòng tiền là chuyện chúng tôi phải giải thích lại gần như mỗi tuần, vì khách mới khởi nghiệp hay nhầm nó với lợi nhuận. Có anh chủ quán cà phê từng gọi điện cho chúng tôi, giọng khá hoảng. Sổ sách báo lãi hơn hai mươi triệu đồng tháng vừa rồi. Nhưng tài khoản ngân hàng chỉ còn chưa tới một triệu, không đủ trả tiền nhập cà phê hạt cho tuần sau.
Chúng tôi gặp tình huống này không ít lần, ở đủ ngành khác nhau. Từ quán ăn nhỏ, shop quần áo, tới các bạn mới mở gian hàng online. Gốc rễ gần như luôn giống nhau. Chủ kinh doanh nhìn vào lãi trên giấy, mà quên theo dõi tiền thật sự chảy vào và chảy ra khỏi túi mình lúc nào. Bài này chúng tôi viết lại đúng những gì hay giải thích cho khách mới, để ai đang mù mờ về khoản này cũng hình dung được.
Vì Sao Nhiều Người Mới Khởi Nghiệp Loay Hoay Với Chuyện Tiền Vào Tiền Ra
Trước khi đi sâu vào định nghĩa, chúng tôi muốn kể vì sao chuyện này hay gây rắc rối cho người mới, ngay từ những tháng đầu buôn bán.
Lãi Trên Sổ Sách Không Phải Là Tiền Trong Túi
Nhầm lẫn phổ biến nhất là gộp chung lãi và tiền mặt vào làm một. Bán được hàng, ghi vào sổ là có doanh thu, trừ chi phí ra là có lãi. Nhưng nếu khách nợ chưa trả, hàng tồn kho chưa bán hết, hay tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp, thì tiền thật nằm trong túi lại là chuyện khác hẳn. Chúng tôi từng thấy một chủ shop quần áo online lãi ròng theo báo cáo hơn ba mươi phần trăm, nhưng không đủ tiền nhập hàng đợt Tết, vì phần lớn doanh thu nằm ở đơn hàng khách sỉ chưa thanh toán.
Quyết Định Cảm Tính Vì Chỉ Nhìn Số Dư Hiện Tại
Thiếu hiểu biết về khoản này còn khiến người mới ra quyết định khá cảm tính. Thấy tài khoản có tiền là mạnh dạn nhập thêm hàng, mở thêm chi nhánh. Thấy tài khoản cạn là hoảng, cắt luôn cả những khoản chi cần thiết cho vận hành, như tiền quảng cáo hay tiền bảo trì máy móc. Cả hai kiểu phản ứng đều thiếu căn cứ. Vì không ai nhìn được bức tranh tiền vào tiền ra trong vài tháng tới, mà chỉ phản ứng theo số dư hiện tại.
Một trường hợp khác chúng tôi từng hỗ trợ là quán trà sữa mới mở gần trường học. Tháng đầu bán chạy, doanh thu ghi nhận gần tám mươi triệu. Nhưng chủ quán dồn gần hết tiền vào nhập nguyên liệu số lượng lớn để được giá sỉ tốt hơn, đúng lúc còn phải trả tiền đặt cọc mặt bằng đợt hai. Giữa tháng thứ hai, quán suýt không đủ tiền trả tiền điện, dù doanh thu vẫn tăng đều. Chỉ vì không tính trước lịch tiền ra trùng với lịch tiền vào.
Tách Bạch Tiền Cá Nhân Và Tiền Kinh Doanh Ngay Từ Đầu
Giai đoạn mới mở, nhiều cặp vợ chồng hay bạn bè góp vốn chung còn đang cân nhắc thời điểm nên lập công ty khi mới khởi nghiệp cùng nhau. Đây cũng chính là lúc dễ bỏ qua việc tách bạch tiền cá nhân với tiền kinh doanh. Tiền quỹ chung, tiền cá nhân, tiền vốn góp cứ lẫn vào một tài khoản, khiến việc theo dõi dòng tiền càng rối. Chúng tôi thường khuyên nên mở riêng một tài khoản chỉ dùng cho kinh doanh ngay từ tháng đầu, dù chưa lập công ty chính thức.
Dòng Tiền Là Gì Trong Kinh Doanh Nhỏ
Nói ngắn gọn nhất có thể, để ai chưa từng học kế toán ngày nào cũng hình dung được ngay.
Tiền Vào, Tiền Ra Gồm Những Khoản Nào
Dòng tiền là tiền thật sự chảy vào và chảy ra khỏi hoạt động kinh doanh, trong một khoảng thời gian nhất định, thường tính theo tuần hoặc tháng. Chênh lệch giữa hai khoản đó trong kỳ, chúng tôi gọi là dòng tiền dương hoặc âm.
- Tiền vào: tiền khách trả ngay, tiền thu nợ cũ, tiền vay thêm từ ngân hàng hoặc người quen
- Tiền ra: tiền nhập hàng, trả lương nhân viên, trả tiền mặt bằng, trả lãi vay
Vì Sao Có Lãi Vẫn Có Thể Kẹt Tiền
Khác với lợi nhuận trên sổ sách, dòng tiền phản ánh đúng khả năng thanh toán ngay lúc này. Một cửa hàng có thể báo lãi cả năm nhưng vẫn kẹt tiền, nếu tiền mặt cạn đúng lúc phải trả nợ nhà cung cấp. Ngược lại, có tháng lỗ nhẹ trên sổ sách nhưng vẫn xoay xở ổn, vì tiền mặt vào ra vẫn cân đối được các khoản chi cấp thiết. Ví dụ chúng tôi hay dùng khi giải thích cho khách: tháng này bán được một trăm triệu, nhưng bảy mươi triệu là khách nợ, qua tháng sau mới thu. Trong khi tiền nhập hàng đợt mới đã phải trả ngay tuần này. Nhìn báo cáo thì có lãi, nhưng tay không đủ tiền xoay.
Sai Lầm Thường Gặp Khi Chỉ Nhìn Số Dư Cuối Tháng
Sai lầm chúng tôi hay gặp nhất là chủ kinh doanh chỉ kiểm tra số dư tài khoản cuối tháng, coi đó là thước đo duy nhất. Số dư có thể tạm ổn vì vừa thu được một khoản nợ cũ, nhưng tuần sau lại hụt ngay vì phải trả tiền thuê quý. Mẹo chúng tôi thường áp dụng cho khách nhỏ là lập một bảng đơn giản, liệt kê khoản tiền dự kiến vào và ra theo từng tuần, nhìn trước bốn đến sáu tuần. Không cần phần mềm phức tạp, một file bảng tính cũng đủ dùng trong giai đoạn đầu.
Trong kế toán, người ta còn chia nhỏ khoản này thành ba nhóm: từ hoạt động kinh doanh hàng ngày, từ đầu tư như mua máy móc hay mở thêm chi nhánh, và từ hoạt động tài chính như vay ngân hàng hay góp thêm vốn. Với người mới, chúng tôi khuyên chưa cần tách chi tiết ba nhóm này ngay. Quan trọng hơn là nhìn được tổng thể tiền vào, tiền ra mỗi tháng trước đã, rồi tách nhóm dần khi quy mô lớn hơn. Khi hộ kinh doanh cá thể phát triển lớn hơn và cân nhắc chuyển thành doanh nghiệp, việc theo dõi khoản này càng quan trọng, vì lúc đó phải làm báo cáo tài chính đầy đủ khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp, chứ không thể ghi chép tay sơ sài như trước.
Hiểu Khoản Này Giúp Người Mới Ra Quyết Định Ra Sao
Nắm được bức tranh tiền vào tiền ra giúp việc ra quyết định bớt hên xui hẳn, nhất là ở những cột mốc dễ sai lầm nhất.
Trước Khi Nhập Hàng Lớn, Tự Hỏi Ba Tháng Tới Đủ Tiền Không
Trước khi nhập thêm hàng cho mùa cao điểm, chúng tôi thường gợi ý khách tự hỏi một câu đơn giản. Ba tháng tới, tiền thu về có đủ bù khoản đã bỏ ra chưa? Nếu câu trả lời còn mơ hồ, tốt hơn nên hoãn lại, hoặc chia nhỏ đợt nhập hàng thay vì dồn hết một lần vào đầu mùa. Cũng nhờ theo dõi sát khoản này, nhiều khách của chúng tôi phát hiện sớm những tháng có nguy cơ hụt tiền, như tháng đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên, hoặc tháng trả tiền thuê mặt bằng theo quý. Có khách còn chủ động thương lượng với nhà cung cấp cho gối đầu thêm nửa tháng, đúng vào giai đoạn eo hẹp nhất trong năm.
Đừng Mở Rộng Chỉ Vì Một Tháng Lãi Đậm
Sai lầm chúng tôi thấy nhiều nhất ở người mới là mở rộng quá nhanh ngay khi vừa có vài tháng lãi tốt. Thuê thêm mặt bằng, tuyển thêm người, trong khi khoản tiền dương đó chủ yếu nhờ một đợt bán hàng thời vụ, không bền vững quanh năm. Mẹo chúng tôi hay đưa ra: chỉ mở rộng khi dòng tiền dương ổn định liên tục ba, bốn tháng liền, chứ đừng vội vì một tháng đột biến.
Dòng tiền dương đều đặn như vậy là tín hiệu tốt để mở thêm kênh bán. Chúng tôi từng đồng hành với vài khách hàng nhỏ, khi thấy tiền mặt ổn định, quyết định đầu tư một thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp để bán thêm qua kênh online, thay vì chỉ trông chờ khách quen tại cửa hàng. Khoản đầu tư này cũng là một khoản tiền ra, cần cân đối với phần tiền vào dự kiến tăng thêm sau đó.
Nếu chỉ nhớ một điều sau bài này, chúng tôi mong đó là: đừng đợi hết tiền mới lo. Dành mười lăm phút mỗi tuần ghi lại tiền vào, tiền ra, dù chỉ trên một cuốn sổ tay hay một bảng tính đơn giản. Nhìn con số đó đều đặn, bạn sẽ thấy sớm những tháng có nguy cơ hụt tiền, thay vì giật mình khi tài khoản gần cạn.
Khởi nghiệp vốn đã nhiều thứ phải lo. Nhưng khoản tiền vào tiền ra này xứng đáng được ưu tiên ngay từ tháng đầu tiên. Muốn tìm hiểu thêm những khái niệm công nghệ và kinh doanh khác cần biết khi khởi nghiệp, chúng tôi vẫn cập nhật dần trên trang, để người mới bắt đầu đỡ bỡ ngỡ hơn.
