Khóa cửa điện tử đang trở thành một trong những hạng mục đầu tiên mà nhiều người trẻ nghĩ tới khi bắt tay setup một văn phòng khởi nghiệp. Từ vài bộ bàn ghế, đường dây mạng cho tới cánh cửa ra vào, mọi thứ đều cần được tính toán ngay từ ngày đầu tiên. Đừng để mọi việc rơi vào tình trạng “khi nào rảnh thì làm”. Với một đội ngũ chỉ vài người, chuyện quên khóa cửa hay giao chìa khóa cho ai đó đôi khi lại là rủi ro lớn. Rủi ro này đôi khi lớn hơn nhiều so với những gì người mới mở công ty hình dung.
Rủi ro an ninh khi mới mở văn phòng, mặt bằng kinh doanh
Giai đoạn đầu mở văn phòng thường có rất nhiều việc phải lo cùng lúc: hợp đồng thuê nhà, nội thất, giấy phép kinh doanh, tuyển người. An ninh cửa ra vào vì vậy hay bị xếp xuống cuối danh sách ưu tiên. Chúng tôi từng chứng kiến một nhóm bạn mở văn phòng thiết kế nhỏ. Họ chỉ dùng đúng một bộ khóa cơ có sẵn từ chủ nhà bàn giao. Sau nửa năm, không ai nhớ nổi đã đưa chìa cho bao nhiêu người: nhân viên cũ, đơn vị sửa điện, bên giao đồ nội thất.
- Đổi ổ khóa cơ liên tục mỗi khi có nhân sự nghỉ việc, vừa mất thời gian vừa tốn thêm chi phí
- Không kiểm soát được chính xác ai ra vào ngoài giờ hành chính
Nguy cơ mất tài sản, dữ liệu và ranh giới an ninh giữa các phòng
Với những công ty có tài sản là máy tính, hồ sơ khách hàng, hợp đồng gốc, rủi ro mất mát không chỉ dừng ở giá trị vật chất. Rủi ro này còn ảnh hưởng tới uy tín với đối tác nếu dữ liệu bị lộ ra ngoài. Nhiều chủ doanh nghiệp trẻ chỉ thật sự để tâm tới vấn đề này sau khi xảy ra một sự cố nhỏ, chứ ít khi chuẩn bị trước.
Một tình huống khác cũng thường gặp là văn phòng chia sẻ mặt bằng với vài đơn vị khác trong cùng tòa nhà. Mỗi công ty thuê riêng một phòng nhưng dùng chung lối đi chính. Trong trường hợp này, ranh giới an ninh giữa các phòng càng cần rõ ràng. Chủ doanh nghiệp không thể kiểm soát được thói quen bảo mật của những đơn vị thuê bên cạnh. Một cánh cửa phòng riêng được khóa chắc chắn trở thành lớp bảo vệ cuối cùng cho tài sản của chính mình.
Xu hướng chủ doanh nghiệp trẻ chuyển sang thiết bị an ninh thông minh
Không riêng gì nhà ở, làn sóng nâng cấp thiết bị an ninh thông minh giờ đây len cả vào văn phòng, cửa hàng nhỏ. Xu hướng này cũng lan tới những mặt bằng kinh doanh mới mở. Lý do khá dễ hiểu: người chủ trẻ tuổi vốn đã quen dùng điện thoại cho gần như mọi việc. Một thiết bị có thể theo dõi, cấp quyền, thu hồi quyền ra vào chỉ bằng vài thao tác chạm màn hình. Cách làm này hợp lý hơn nhiều so với việc phải quản lý một chùm chìa khóa.
Điều khiến nhóm thiết bị này được ưa chuộng không chỉ nằm ở tính năng mà còn ở việc lắp đặt. Đa phần các dòng khóa hiện nay được thiết kế để lắp vừa khung cửa có sẵn. Cách lắp này không cần đục phá kết cấu hay thay nguyên bộ cửa. Điều này phù hợp với những văn phòng đi thuê mà chủ nhà không muốn khách thuê can thiệp quá sâu vào mặt bằng. Với một văn phòng thường xuyên đón khách hàng, đối tác ghé thăm, một chiếc khóa gọn gàng, hiện đại ngay tại cửa chính sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp. Cảm giác này rõ ràng khác hẳn so với một ổ khóa cơ cũ kỹ.
Tìm hiểu kỹ trước khi đầu tư thiết bị an ninh
Muốn tìm hiểu tổng quan về các dòng thiết bị an ninh đang được nhiều văn phòng lựa chọn, bạn có thể ghé trang chủ để xem qua các nhóm sản phẩm phổ biến hiện nay. Ở đó bạn sẽ thấy đầy đủ thông tin trước khi đi vào từng tiêu chí cụ thể. Ở góc độ quản trị, nhiều bạn trẻ mở công ty cũng bắt đầu quan tâm tới việc nên thành lập công ty vào thời điểm nào. Điều này thường được cân nhắc song song với chuyện chuẩn bị mặt bằng, bởi hai việc này hay đi liền nhau trong giai đoạn khởi động.
Với những công ty khởi nghiệp có ngân sách còn eo hẹp, không ít chủ doanh nghiệp băn khoăn về khoản đầu tư này. Câu hỏi đặt ra là nên đầu tư an ninh ngay từ đầu hay chỉ tính đến sau khi công ty đã ổn định. Theo kinh nghiệm chúng tôi quan sát được, chi phí sửa chữa hay khắc phục sau một sự cố mất mát thường cao hơn nhiều. Khoản chi này thường vượt xa số tiền đầu tư ban đầu cho một thiết bị an ninh cơ bản. Đó là chưa kể thời gian và công sức phải bỏ ra để xử lý hậu quả.
Tiêu chí chọn khóa cửa điện tử phù hợp cho văn phòng, cửa hàng nhỏ
Sau khi đã quyết định nâng cấp, câu hỏi tiếp theo là chọn loại nào cho phù hợp quy mô văn phòng hay cửa hàng nhỏ. Một trong những tiêu chí đầu tiên chúng tôi khuyên nên xem kỹ là nguồn điện dự phòng. Khóa cửa điện tử vận hành bằng điện. Nếu mất điện đột ngột mà không có pin dự phòng hoặc cổng sạc ngoài, cả văn phòng có thể bị kẹt ngoài cửa đúng lúc cần vào gấp.
Tiêu chí thứ hai là số lượng phương thức mở khóa. Với một văn phòng có nhiều nhân sự làm ca khác nhau, khóa nên hỗ trợ song song vài cách mở. Có thể dùng mã số cho khách vãng lai hoặc người giao hàng, thẻ từ cho nhân viên cố định. Vân tay phù hợp cho những vị trí cần kiểm soát chặt hơn như phòng kế toán. Việc chia nhiều phương thức giúp chủ doanh nghiệp dễ theo dõi ai dùng cách nào để vào. Cách này an toàn hơn so với việc tất cả dùng chung một mã số dễ bị lộ.
- Nguồn điện dự phòng: tránh bị kẹt cửa khi mất điện đột ngột, đặc biệt quan trọng với văn phòng làm việc ngoài giờ
- Đa dạng phương thức mở: phù hợp nhiều nhóm người ra vào như nhân viên, khách, đơn vị dịch vụ
- Khả năng thu hồi quyền truy cập: xử lý nhanh khi nhân sự nghỉ việc, không cần thay cả ổ khóa
- Độ bền và khả năng lắp đặt: lắp vừa cửa có sẵn, hạn chế phải cải tạo lại mặt bằng thuê
Nếu văn phòng của bạn thuộc dạng vừa và nhỏ, nên dành thời gian tham khảo trước dòng khóa cửa điện tử cho văn phòng để so sánh mức giá cùng tính năng đi kèm. Điều này giúp tránh mua nhầm thiết bị được thiết kế cho hộ gia đình rồi lắp vào cửa văn phòng có tần suất ra vào cao hơn nhiều. Một điểm khác cũng đáng lưu tâm là không gian làm việc chung. Nếu công ty thuê một phần mặt bằng có phòng họp riêng, việc bố trí phòng họp sao cho chuyên nghiệp cũng nên được tính toán cùng lúc với hạng mục an ninh. Khi đối tác ghé thăm, tổng thể văn phòng nhờ vậy vừa an toàn vừa gọn gàng trong mắt người ngoài.
Bảo hành và hỗ trợ sau lắp đặt
Ngoài các tiêu chí kỹ thuật, chế độ bảo hành và hỗ trợ sau lắp đặt cũng nên được hỏi kỹ trước khi chốt mua. Văn phòng mới mở thường chưa có bộ phận kỹ thuật riêng để xử lý khi thiết bị gặp trục trặc. Một đơn vị cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhanh, sẵn sàng tư vấn qua điện thoại khi cần, sẽ giúp chủ doanh nghiệp an tâm hơn nhiều so với việc chỉ mua rồi tự loay hoay xử lý sự cố.
Kết luận
Nhìn lại toàn bộ câu chuyện, an ninh cửa ra vào không nên bị xem là khoản phát sinh chỉ giải quyết khi có sự cố. Với một văn phòng mới mở, đây là khoản đầu tư nên nằm trong danh sách chuẩn bị ngay từ đầu. Việc này cũng giống như chọn bàn ghế hay lắp mạng internet. Một chiếc khóa phù hợp giúp chủ doanh nghiệp bớt phải lo nghĩ về việc ai đang cầm chìa khóa, ai ra vào lúc nào. Nhờ vậy, họ có thể dồn thời gian cho việc vận hành và phát triển đội ngũ.
Nếu bạn đang trong giai đoạn hoàn thiện văn phòng mới và còn phân vân giữa nhiều lựa chọn, hãy dành thêm chút thời gian tìm hiểu kỹ các dòng thiết bị an ninh phù hợp quy mô. Việc này sẽ giúp quá trình vận hành về sau nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Điều này cũng đáng cân nhắc song song với việc chọn ghế giám đốc cho văn phòng mới hay các hạng mục nội thất khác đi kèm.
