Gần ngày mùng 8 tháng 3, chuyện góp tiền mua bánh kem 8/3 cho cả phòng lại rục rịch trong nhóm chat. Số tiền mỗi người bỏ ra thường không lớn. Nhưng cách thu và cách chia lại dễ khiến vài người thấy khó nói.
Vì sao khoản góp nhỏ vẫn dễ sinh chuyện
Chúng tôi từng theo dõi khá nhiều nhóm văn phòng tổ chức mừng ngày 8 tháng 3 và thấy một điểm chung. Trục trặc hiếm khi nằm ở con số. Nó nằm ở chỗ không ai nói rõ luật chơi ngay từ đầu.
Một phòng mười lăm người, mỗi người góp một khoản nhỏ, nghe rất đơn giản. Đến lúc gom thật thì mọi thứ rối hơn tưởng tượng. Có người quên, có người đang đi công tác, có người vừa nhận lương muộn vài ngày.
Người đóng trước, người đóng sau
Người đứng ra thu gần như luôn phải bù tạm. Bánh cần đặt trước vài ngày, còn tiền thì về nhỏ giọt sau đó. Bạn cứ hình dung: một người trong phòng ứng trước cả phần bánh lẫn phần hoa. Rồi nhắn nhắc từng đồng nghiệp suốt một tuần.
Việc nhắc tiền vốn không dễ chịu chút nào. Nhắc ít thì thiếu, nhắc nhiều thì ngại. Nếu không có mốc thời gian rõ ràng, người thu sẽ mang cảm giác mình đang đi đòi nợ đồng nghiệp.
Không chốt mức từ đầu nên mỗi người hiểu một kiểu
Khi lời rủ chỉ là góp chút mua bánh, mỗi người tự hiểu chữ chút theo hoàn cảnh của mình. Bạn mới đi làm nghĩ tới một con số. Người đã đi làm lâu nghĩ tới con số khác hẳn. Kết quả là quỹ lệch so với dự tính ban đầu.
Vài tình huống chúng tôi hay gặp trong các nhóm chat cuối tháng Hai:
- Có người chuyển dư rồi nói cứ giữ lại, sau đó không ai nhớ khoản dư đó đi đâu.
- Có người chuyển đúng mức chung nhưng thấy tiếc, vì món quà cuối cùng khác hình dung ban đầu.
- Có người chưa kịp góp thì tiệc đã xong, thành ra ngại suốt cả buổi.
Thói quen ghi lại từng khoản thu chi nhỏ giúp tránh được phần lớn chuyện này. Cách làm cũng gần giống khi bạn quản sổ thu chi trong gia đình, chỉ khác quy mô. Ghi đủ, ghi ngay, và để mọi người cùng nhìn thấy.
Cách chia cho gọn
Nguyên tắc chúng tôi thấy hiệu quả nhất là chốt tổng trước, chia sau. Nhiều nhóm làm ngược lại nên phải sửa tới sửa lui, mất vui.
Chốt tổng ngân sách trước, chia đều rồi làm tròn xuống
Bạn hãy thống nhất tổng số tiền cả phòng muốn chi cho buổi liên hoan. Sau đó lấy tổng đó chia cho số người tham gia góp. Con số lẻ nên làm tròn xuống một mức dễ chuyển khoản, chẳng hạn tròn chục nghìn.
Làm tròn xuống có lợi hơn làm tròn lên. Người góp thấy nhẹ tay, phần thiếu rất nhỏ, người tổ chức bù vào là xong. Nếu làm tròn lên, quỹ dư ra và lại phát sinh câu hỏi tiền thừa xử lý thế nào cho phải.
Trước khi chốt mức, nên xem qua vài lựa chọn thật để biết mặt bằng chi phí. Một vòng dạo qua shop Tiệm bánh Madi đủ để bạn hình dung các dòng bánh và những size phổ biến. Có hình dung rồi thì con số đưa ra nhóm mới thuyết phục.
Ghi công khai một bảng đơn giản
Một bảng ngắn ghim trong nhóm chat giải quyết được phần lớn lấn cấn. Không cần phần mềm gì phức tạp, một tin nhắn ghim là đủ. Nội dung nên có:
- Danh sách ai đã đóng, kèm ngày đóng.
- Ai còn thiếu, để người đó tự thấy mà không cần bị nhắc riêng.
- Các khoản đã chi: bánh, hoa, nước uống, quà nhỏ.
- Số dư còn lại và dự định dùng vào việc gì.
- Tên người giữ quỹ, phòng khi ai đó cần hỏi lại.
Bảng này càng cập nhật sớm thì càng dễ tin. Đợi tới lúc tiệc tan mới tổng kết thì ai cũng quên chi tiết. Nhiều nhóm chỉ thêm thao tác nhỏ đó là quỹ phòng chạy trơn cả năm. Cách này gần giống khi các quán nhỏ gọn hóa khâu vận hành hằng ngày bằng vài công cụ đơn giản.
Nói rõ chuyện nam góp phần bánh, chị em nhận quà
Ở nhiều phòng, các anh em nam đứng ra lo phần bánh và quà, chị em chỉ việc nhận. Đây là thông lệ dễ chịu, nhưng phải nói ra ngay từ tin nhắn đầu tiên. Nếu không, sẽ có chị chủ động chuyển khoản rồi lại được hoàn tiền, khá lúng túng cho cả hai bên.
Ngược lại, cũng có phòng chọn cách tất cả cùng góp rồi cùng tổ chức. Cách nào cũng ổn cả. Chỉ cần thống nhất một lần và giữ nguyên trong suốt đợt thu, đừng đổi giữa chừng.
Chốt bánh phù hợp với số tiền gom được
Khi quỹ đã rõ, việc chọn bánh nhẹ đi rất nhiều. Thứ tự ưu tiên nên là size trước, kiểu trang trí sau. Đảo lại thứ tự này là lúc ngân sách bắt đầu vỡ.
Ưu tiên size bánh kem 8/3 đủ chia phần
Size đủ chia phần là điều kiện tiên quyết. Một chiếc bánh rất đẹp nhưng cắt ra mỗi người được miếng bằng hai ngón tay sẽ làm buổi tiệc kém vui. Bạn hãy đếm số người thực tế có mặt, rồi cộng thêm vài phần dự phòng cho khách tiện ghé qua.
Trang trí tính sau nếu còn dư. Chữ viết trên mặt bánh, hoa kem, phần topping thường làm chi phí nhích lên. Nhóm hạng mục này linh hoạt, cắt bớt cũng không ảnh hưởng tới không khí chung của buổi tiệc.
| Hạng mục | Nên quyết khi nào | Ghi chú từ kinh nghiệm của chúng tôi |
|---|---|---|
| Size bánh | Ngay sau khi biết số người | Quyết đầu tiên, vì đây là thứ chi phối phần lớn chi phí và cũng là thứ khó sửa nhất khi đã đặt. |
| Vị bánh | Cùng lúc chốt size | Hỏi nhanh trong nhóm, chọn vị ít kén người ăn. |
| Trang trí, chữ viết | Khi đã thấy quỹ còn dư | Phần đẹp mắt nhưng dễ cắt. |
| Giờ giao bánh | Chốt sớm nhất có thể | Ngày cao điểm nên khung giờ đẹp hay kín trước, đặt trễ thì phải chấp nhận giờ còn trống. |
Đối chiếu giá theo size rồi mới chốt mức góp
Có thứ tự ưu tiên rồi, bạn hãy đối chiếu giá theo từng size ở mục đặt bánh kem 8/3. Sau đó mới chốt mức góp cuối cùng. Làm theo trình tự này, nhóm hiếm khi phải thu thêm lần hai. Mà thu lần hai mới đúng là điều khiến mọi người ngại nhất.
Còn một điểm nhỏ hay bị bỏ quên là thời gian giao. Ngày 8 tháng 3 luôn là cao điểm của các tiệm bánh. Đặt trước vài ngày giúp bạn giữ đúng size và đúng khung giờ mong muốn. Nếu phải dời giờ, kế hoạch chụp ảnh và cắt bánh của cả phòng cũng lệch theo.
Phân công cũng nên rõ như vậy: một người giữ quỹ, một người liên hệ tiệm, một người lo hoa và nước. Chia đầu mục rành mạch giúp nhóm nhỏ chạy êm. Cách nghĩ này giống nhiều đội đang giảm tải công việc lặp lại mỗi ngày. Không ai phải ôm hết mọi thứ vào phút chót.
Kết luận
Quỹ mua bánh kem 8/3 cho cả phòng vốn là chuyện vui. Nó chỉ thành chuyện lớn khi mọi người phải đoán ý nhau. Vài dòng tin nhắn minh bạch về tổng ngân sách, mức góp và hạn chuyển khoản đã đủ để giữ không khí nhẹ nhàng. Người đứng ra tổ chức cũng đỡ phải ứng tiền rồi đi nhắc từng đồng nghiệp.
Nếu năm nay bạn nhận phần tổ chức, hãy chốt ngân sách trước và chọn bánh sau. Trình tự đó luôn nhanh hơn cách làm ngược lại. Chúng tôi vẫn khuyên các nhóm dành mươi phút xem trước mẫu bánh cùng bảng size. Ghi lại hai ba phương án, rồi đưa vào nhóm chat cho cả phòng cùng chọn. Buổi mùng 8 tháng 3 khi ấy sẽ được nhớ vì chiếc bánh, chứ không phải vì chuyện tiền nong.
