Sự phát triển của ngành công nghệ đã mở ra cuộc cách mạng 4.0 trên toàn thế giới. Cùng với đó, cách thức làm việc của nhiều đơn vị cũng thay đổi, chuyển hướng sang kết hợp với làm việc từ xa. Chỉ với một vài thiết bị trực tuyến là bạn có thể theo dõi và xử lý mọi công việc mà không cần có mặt trực tiếp tại văn phòng. Bài viết dưới đây AKERESO sẽ giới thiệu tới bạn Top 5 công cụ hỗ trợ bạn làm việc từ xa hiệu quả nhất 2023.
Vì sao nên dùng công cụ hỗ trợ làm việc từ xa?
Công việc sẽ hiệu quả hơn nếu bạn có các công cụ hỗ trợ phù hợp, đặc biệt là đối với hình thức làm việc từ xa. Bạn cần những công cụ giúp tối ưu hóa năng suất làm việc, quản lý nhân viên, quản lý việc làm theo đúng lộ trình. Các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa mang đến những lợi ích cơ bản sau:
- Quản lý công việc: Công cụ hỗ trợ giúp quản lý phân công mọi đầu mục công việc rõ ràng cho mọi nhân viên. Như vậy mọi người không cần gặp mặt trực tiếp vẫn có thể trao đổi mọi thứ một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Quản lý thời gian và hiệu suất làm việc: Công cụ hỗ trợ làm việc từ xa là cánh tay đắc lực cho nhà quản trị theo dõi tiến độ công việc của nhân viên và có thể tiến hành nhắc nhở khi cần thiết. Hiệu suất công việc vẫn được đảm bảo vì nhà quản trị vẫn kiểm soát rõ ràng mọi vấn đề trong đơn vị.
- Ghi chú, giảm phân tán và tăng tập trung: Các công cụ là trợ lý cho cả nhân viên và nhà quản trị. Bạn có thể ghi chú các vấn đề một cách rõ ràng, lưu thông tin tài liệu cần thiết. Một khi đã bước vào làm việc sẽ ít bị phân tán lực chú ý nên dù làm việc tại nhà hay cơ quan vẫn hiệu quả như nhau.
Top 5 công cụ hỗ trợ làm việc từ xa tốt nhất
Dưới đây là Top 5 công cụ hỗ trợ bạn làm việc từ xa tốt nhất bạn có thể tham khảo.
Hệ thống mạng: Đảm bảo đường truyền mạng ổn định
Sự bùng nổ của Internet và các ứng dụng trên Internet đã làm rung chuyển mô hình công nghệ thông tin của nhiều doanh nghiệp. Trong đó, vai trò của hệ thống mạng vô cùng quan trọng đối với hình thức làm việc từ xa. Hệ thống mạng giúp đảm bảo đường truyền ổn định, mọi thông tin và hoạt động làm việc của mọi người có sự liên kết với nhau.
Đường truyền mạng sử dụng trong doanh nghiệp cần có tính linh hoạt và bảo mật tốt. Để đạt được điều này, việc xây dựng hệ thống mạng tiên tiến, ổn định, kết nối được với tất cả các thành viên cần đặc biệt quan tâm. Không chỉ giao dịch nội bộ mà đường truyền mạng cũng giúp đơn vị giao dịch với khách hàng, đối tác kinh doanh…
Để doanh nghiệp có thể hoạt động ổn định thì đường truyền mạng cần đảm bảo đúng công suất, hoạt động hiệu quả, đáp ứng lưu lượng truy cập lớn và tránh các sự cố an ninh bất ngờ.
Hệ thống mạng cần được quản lý, giám sát chặt và có khả năng mở rộng dễ dàng, đáp ứng lượng người dùng mới. Bảo mật mạng cũng chính là bảo vệ dữ liệu của công ty, nhân viên cũng như khách hàng.
Các nền tảng bên thứ ba về dịch vụ công nghệ gọi Video Call
Đây là công cụ hỗ trợ làm việc từ xa bằng Video Call – dịch vụ gọi thoại có kèm theo hình ảnh và âm thanh, áp dụng với những thiết bị có màn hình hiển thị và Camera. Bạn có thể vừa nghe vừa nhìn thấy hình ảnh chuyển động của người còn lại. Video Call cho phép một người hoặc một nhóm người trao đổi, trò chuyện với nhau nên bạn có thể sử dụng công nghệ này trong làm việc từ xa.
Các ứng dụng bên thứ ba về dịch vụ công nghệ gọi Video Call cũng hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp khi sử dụng hình thức làm việc từ xa. Để thực hiện được Video Call thì bạn cần đảm bảo các vấn đề sau:
- Cả bạn và người liên lạc đều sử dụng cùng một ứng dụng bên thứ ba về dịch vụ công nghệ gọi Video Call.
- Hệ thống mạng của tất cả các bên liên lạc đều ổn định.
- Sử dụng thiết bị có chức năng nghe gọi và Camera, màn hình hiển thị.
Máy Photocopy hoặc máy in văn phòng – Công cụ hỗ trợ làm việc từ xa thông dụng
Máy photocopy hay còn gọi là máy sao chụp tự động, máy sao chụp quang học cho phép người dùng tạo ra các bản sao giống hệt bản chính một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Máy in là thiết bị dùng để in ấn các văn bản, hình ảnh khác nhau dựa trên nguyên tắc của tia Laser với mặt giấy trống. Máy in có khả năng in đen trắng hoặc in màu trong khi máy Photocopy chỉ có thể copy đơn sắc.
Về cơ bản cả hai loại máy văn phòng này đều giúp ích rất nhiều cho hình thức làm việc từ xa. Bạn chỉ cần gửi các văn bản, tài liệu, dữ liệu đến máy chủ là có thể copy hoặc in ra một cách thuận lợi.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công ty bán máy photo và máy in uy tín như: Hưng Phúc Khang, Thiên Phú Copier,… Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn nên lựa chọn loại máy phù hợp để phục vụ cho công việc tốt hơn.
Các nền tảng quản trị doanh nghiệp
Các nền tảng quản trị doanh nghiệp là công cụ hỗ trợ làm việc từ xa để quản lý việc làm, hỗ trợ tối ưu công việc cho ban quản trị. Từ gửi tài liệu, thông báo quy trình làm việc để giám sát tiến độ hoàn thành công việc nền tảng này đều giúp ích rất nhiều.
Áp dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp vào hỗ trợ làm việc từ xa là bước đầu tiên giúp bạn tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu thời gian làm việc.
Các công cụ trợ lý, báo việc chuyên nghiệp
Khi làm việc trực tiếp, nếu phát sinh vấn đề đa phần mọi người sẽ trao đổi ngay tại không gian làm việc. Tuy nhiên, có những công việc mất quá nhiều thời gian để trao đổi rõ ràng khiến mọi người chưa thể trao đổi ngay với nhau. Điều này khiến hiệu suất công việc chưa được cao và các công cụ trợ lý, báo việc chuyên nghiệp đã giúp giải quyết vấn đề này.
Đối với nhà quản lý, công cụ hỗ trợ làm việc từ xa này cắt giảm nhiều khâu làm việc trung gian không cần thiết. Tất cả các nhân viên và nhà quản trị đều có thể liên hệ với nhau và nắm được tình hình công việc.
Những công cụ trợ lý này cũng là nơi lưu trữ tài liệu đáng tin cậy để mọi người tìm đọc bất cứ lúc nào. Lịch làm việc của nhân viên và nhà quản lý luôn luôn rõ ràng, dù làm việc từ xa nhưng các bên đều nắm được tình hình của nhau.
Đối với nhân viên, sử dụng công cụ trợ lý, báo việc giúp bạn không bị bỏ lỡ bất cứ deadline. Cập nhật lịch làm việc của cả công ty nên bạn có thể chủ động xử lý nhiều vấn đề hơn. Nếu có vấn đề cần xử lý gấp, công cụ báo việc sẽ ngay lập tức phản hồi và giúp bạn nhận được chỉ đạo từ cấp trên nhanh nhất có thể.
Nội dung trên đã giới thiệu tới bạn Top 5 công cụ hỗ trợ làm việc từ xa tốt nhất 2023. Hy vọng qua những thông tin bài viết chia sẻ bạn đã hiểu hơn về các công cụ hỗ trợ làm việc và có sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình. Theo dõi website để đón đọc thêm nhiều bài viết hữu ích về làm việc văn phòng.
