Đội ngũ chúng tôi gặp khá nhiều chủ shop nhỏ với cùng một kiểu câu chuyện. Lô hàng đầu tiên về rất náo nức, nhưng vài tháng sau hàng vẫn chất kín góc nhà, còn tiền thì đã kẹt hết vào đó. Phần lớn người trong cuộc tự trách mình xui xẻo. Thật ra, nguyên nhân thường nằm ở chỗ thiếu tính toán ngay từ đầu. Vì thế, top 7 sai lầm thường gặp về thương mại và nhập hàng là phần bạn nên đọc kỹ trước khi đặt lô đầu tiên.
Thị trường nhỏ lẻ không dễ tha thứ cho việc nhập theo cảm tính. Chỉ một quyết định sai về số lượng hay giá vốn cũng có thể kéo theo cả quý làm việc mà không thu về đồng nào. Bài viết này chọn ra bảy lỗi gặp nhiều nhất, đi kèm dấu hiệu để bạn tự kiểm tra xem mình đang đứng ở đâu.
Vì sao chúng tôi chọn đúng bảy điểm này
Chúng tôi không lấy lý thuyết quản trị chung để nhồi vào bài. Mỗi điểm dưới đây đều xuất phát từ tình huống mà người bán lẻ và người bán online quy mô nhỏ thường vấp phải khi mới bắt đầu. Trong quá trình tư vấn, đội ngũ nhận ra những lỗi này lặp đi lặp lại ở nhiều ngành hàng, từ mỹ phẩm, phụ kiện cho đến đồ gia dụng.
Mỗi sai lầm đều có dấu hiệu nhận biết và chỉ ra nhóm người dễ mắc phải. Có vài chỗ phụ thuộc nhiều vào ngành hàng, và chúng tôi sẽ nói rõ khi bạn cần kiểm chứng thêm trước khi áp dụng.
Nhập theo cảm tính mà chưa biết điểm hòa vốn ở đâu
Điểm hòa vốn nghe có vẻ học thuật, nhưng hiểu đơn giản là mức doanh số tối thiểu để bạn không lỗ. Nhiều người chỉ nhìn giá nhập, cộng thêm một khoản lợi nhuận mong muốn rồi đặt giá bán. Cách này trên giấy thì ổn, nhưng thường thiếu sót. Họ quên phí vận chuyển, phí sàn thương mại điện tử và tiền xử lý hàng đổi trả.
Một cách tính nhanh là lấy tổng chi phí cố định chia cho lợi nhuận trên mỗi đơn. Con số này cho bạn biết cần bán bao nhiêu đơn để đủ trả tiền mặt bằng, tiền điện và các khoản lặt vặt. Điều cần nhớ là con số ấy thay đổi theo mùa vụ. Cứ vài tháng, bạn nên tính lại một lần thay vì dùng mãi một công thức cũ.
Nhập số lượng lớn khi chưa kiểm chứng nhu cầu
Chúng tôi từng trò chuyện với một chủ shop đã nhập 500 sản phẩm chỉ vì giá sỉ quá hấp dẫn. Quý đầu tiên, họ bán được khoảng 80 đơn, phần còn lại nằm chờ đến gần hết hạn sử dụng. Lỗi không nằm ở giá nhập. Lỗi nằm ở chỗ họ chưa từng thử thị trường bằng một lượng hàng nhỏ. Đây là sai lầm người mới rất dễ mắc, vì nhìn con số giá sỉ thì ai cũng muốn nhập thật nhiều.
Cách an toàn hơn là nhập lô nhỏ, khoảng 20 đến 50 sản phẩm, rồi theo dõi tỷ lệ người xem chuyển thành người mua. Lô nhỏ thường có giá nhập cao hơn, nên bạn phải cân nhắc giữa việc chịu thêm chút chi phí và việc tránh rủi ro tồn kho lớn. Với người mới, đánh đổi này thường đáng giá.
Bỏ qua giấy tờ và nguồn gốc xuất xứ
Hàng không rõ nguồn gốc có thể bị giữ lại hoặc thu hồi. Khi chuyện đó xảy ra, người chịu thiệt thường là người bán nhỏ, vì họ không đủ nguồn lực để xử lý nhanh. Nhiều người nghĩ giấy tờ chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên kiểm tra nhãn mác và hồ sơ hàng hóa trước khi đưa ra bán.
- Kiểm tra nhãn mác tiếng Việt và thông tin nhà sản xuất
- Giữ hóa đơn và chứng từ nhập hàng cho từng lô
- Tra cứu quy định của ngành hàng bạn đang kinh doanh
Quy định thay đổi theo từng nhóm hàng, nên chúng tôi không đưa ra danh sách cố định ở đây. Hãy tra cứu với cơ quan có thẩm quyền để xác nhận trước khi chốt lô.
Chọn nhà cung cấp chỉ vì giá rẻ nhất
Giá rẻ đôi khi đi kèm chất lượng không đồng đều và tỷ lệ hoàn trả cao. Bạn có thể tiết kiệm vài nghìn đồng mỗi món, nhưng sau đó lại mất nhiều thời gian xử lý khiếu nại. Uy tín với khách hàng cũng vì thế mà bị ảnh hưởng.
Khi so sánh nhà cung cấp, hãy xem lịch sử giao dịch, chính sách đổi trả và tốc độ phản hồi khi bạn hỏi. Nhà cung cấp uy tín thường có giá cao hơn một chút. Bạn nên đặt mức chênh lệch đó cạnh biên lợi nhuận của mình để xem có thật sự hợp lý hay không.
Quên mất tiền đang nằm trong hàng tồn
Tiền nằm trong hàng tồn là tiền không thể quay vòng. Đây là điều người mới hay bỏ qua, vì họ chỉ thấy hàng vẫn còn đó mà không thấy số tiền đang bị khóa lại.
Ví dụ, bạn nhập một lô trị giá 30 triệu đồng và phải 90 ngày mới bán hết. Trong suốt thời gian đó, số tiền ấy không dùng được để nhập lô mới hay trả nợ nhà cung cấp. Đây chính là chi phí cơ hội. Con số cụ thể bạn phải tự tính theo tình hình cửa hàng của mình, nhưng việc nhận ra nó tồn tại đã giúp nhiều người điều chỉnh kế hoạch nhập hàng khá nhanh.
Giảm giá liên tục để cạnh tranh mà không có chiến lược
Giảm giá là cách nhanh nhất để có đơn. Nhưng cũng chính là cách nhanh nhất để làm yếu đi chính mình. Khách đã quen với mức giá thấp sẽ khó chấp nhận khi bạn tăng lại. Thương hiệu nhỏ cũng dần mất giá trị trong mắt người mua.
Thay vì chỉ cạnh tranh bằng giá, bạn có thể thử định vị dựa trên giá trị sản phẩm. Dịch vụ đi kèm như tư vấn chọn mẫu hay giao hàng nhanh cũng là lợi thế. Bạn cũng có thể nhắm vào một nhóm khách cụ thể để nội dung và sản phẩm đi đúng hướng. Cách định giá phù hợp phụ thuộc nhiều vào ngành và đối thủ, nên bạn cần thử nghiệm thực tế rồi mới chốt.
Không ghi chép số liệu, quyết định theo cảm giác
Nhiều chủ shop biết mình có bán được hàng hay không nhờ cảm giác. Đến khi mở sổ ra xem thì đã lỗ mấy tháng liền. Nếu không theo dõi doanh thu, chi phí và tồn kho, bạn rất khó phát hiện vấn đề đủ sớm để xoay xở.
Bạn không cần phần mềm phức tạp. Chỉ cần một bảng tính đơn giản, mỗi tuần ghi lại số lượng nhập, số lượng bán, số tồn và lợi nhuận. Lúc đầu việc này hơi tốn thời gian, nhưng sau vài tháng bạn sẽ thấy lợi ích rõ rệt, nhất là khi cần quyết định có nên nhập thêm hay không.
Công cụ hỗ trợ quản lý nhập hàng và chi phí cho hộ kinh doanh nhỏ
Tùy quy mô, bạn có thể dùng bảng tính miễn phí, ứng dụng quản lý kho đơn giản hoặc phần mềm kế toán nhỏ. Người bán lẻ tại cửa hàng và người bán online quy mô nhỏ thường chưa cần hệ thống phức tạp ngay từ đầu. Chỉ cần công cụ giúp bạn nhìn thấy dòng tiền và tồn kho là đủ.
Nếu muốn quản lý thu chi và hóa đơn điện tử, bạn có thể tham khảo phần mềm kế toán và quản lý kinh doanh cho hộ nhỏ để so sánh tính năng. Tuy vậy, hãy tự kiểm tra gói dịch vụ và chi phí thực tế trước khi quyết định, vì mỗi nơi có mức giá khác nhau.
Ngoài ra, nếu đang cân nhắc mở rộng không gian bán hàng, bạn có thể đọc thêm Top 7 lưu ý về xây dựng và nội thất khi mở rộng cửa hàng kinh doanh nhỏ để tránh những chi phí phát sinh không cần thiết.
Nếu đang phân vân giữa nhập trả trước và ký gửi với nhà cung cấp mới, bạn cũng có thể tham khảo bài tư vấn về cách chọn hình thức nhập hàng, vì đây là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của bạn.
Vài câu hỏi thường gặp khi bắt đầu nhập hàng
Người mới nên bắt đầu nhập hàng với số vốn bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung cho mọi người. Bạn nên bắt đầu với số tiền mà nếu mất đi vẫn không ảnh hưởng đến sinh hoạt gia đình. Sau đó, nhập lô nhỏ để kiểm chứng trước khi tăng vốn. Cách làm này chậm hơn một chút nhưng giúp bạn tránh những cú sốc lớn ở giai đoạn đầu.
Làm sao biết một sản phẩm có đáng nhập hay không trước khi đặt lô lớn?
Hãy thử bán một lô nhỏ, rồi theo dõi số người hỏi, số người mua và lý do họ từ chối. Nếu tỷ lệ chuyển đổi đủ tốt và biên lợi nhuận vẫn còn sau khi trừ chi phí, bạn mới nên cân nhắc nhập thêm. Đừng dựa vào việc sản phẩm đang hot trên mạng là đủ.
Có cần đăng ký kinh doanh chính thức ngay từ đầu không?
Điều này tùy vào quy mô và loại hình bạn đang làm. Bạn nên tìm hiểu quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền để biết mình thuộc diện nào. Đội ngũ chúng tôi khuyên bạn đừng tự suy đoán, vì quy định có thể khác nhau theo địa phương và ngành nghề.
Nên theo dõi những chỉ số nào để biết kinh doanh có đang lỗ không?
Ba chỉ số cơ bản là doanh thu, chi phí và tồn kho. Khi đối chiếu ba con số này mỗi tuần, bạn sẽ nhận ra xu hướng lãi hay lỗ khá sớm, thường trước khi tiền thật sự cạn.
Nhập hàng từ nguồn nước ngoài có khó hơn nhập nội địa không?
Thường là khó hơn, vì có thêm vận chuyển quốc tế, thủ tục thông quan và thời gian chờ hàng. Nếu mới bắt đầu, bạn nên ưu tiên nguồn nội địa để giảm rủi ro, rồi mới tính đến nhập ngoài khi đã quen quy trình.
