Hợp Tác Với Nhà Cung Cấp Mới Khiến Nhiều Người Kinh Doanh Nhỏ Băn Khoăn Nên Nhập Hàng Trả Trước Hay Ký Gửi Để Giảm Rủi Ro Ban Đầu
Bên mình vẫn hay nghe câu hỏi này: nên nhập hàng trả trước hay ký gửi? Câu hỏi thường đến từ những bạn mới mở shop. Họ chuẩn bị làm việc với một nhà cung cấp hoàn toàn xa lạ. Nghe đơn giản, nhưng câu trả lời lại quyết định phần lớn dòng tiền trong vài tháng đầu.
Nói dễ hiểu, trả trước là bạn chuyển tiền hàng trước rồi mới nhận hàng về, giống như đặt cọc, chờ giao sau. Ký gửi thì ngược lại: bạn lấy hàng về bán trước, bán được mới thanh toán, còn hàng tồn thì trả lại cho bên cung cấp theo thỏa thuận hai bên.
Chúng tôi từng tư vấn cho một bạn mở tiệm phụ kiện điện thoại. Bạn ấy chuyển 20 triệu đặt hàng cho một xưởng mới quen qua mạng. Kết quả, hàng về trễ hai tuần so với hẹn ban đầu.
Câu chuyện đó cho thấy một điều: không có cách nào an toàn tuyệt đối. Trả trước toàn bộ dễ gặp rủi ro nếu nhà cung cấp không uy tín. Họ có thể giao hàng sai cam kết hoặc chậm trễ so với hẹn. Sai lầm bên mình hay gặp nhất là chuyển tiền ngay khi vừa quen qua tin nhắn. Chưa gặp mặt, chưa kiểm tra kỹ, đã vội đặt cọc số tiền lớn. Ký gửi giúp giảm áp lực tài chính lúc mới bắt đầu kinh doanh. Nhưng không phải nhà cung cấp nào cũng đồng ý hình thức này, vì họ cũng phải gánh rủi ro tồn kho thay bạn.
Chọn cách nào còn tùy vào mức độ tin tưởng giữa hai bên, tùy cả quy mô đơn hàng và khả năng thương lượng của bạn với người bán.
Ưu Nhược Điểm Của Việc Nhập Hàng Trả Trước
Nhập hàng trả trước nghĩa là gì? Đơn giản là bạn thanh toán một phần hoặc toàn bộ tiền hàng ngay khi đặt, rồi mới nhận hàng về kho. Với nhà cung cấp mới quen, đây thường là điều kiện họ đưa ra vì họ cần chắc chắn bạn không hủy đơn giữa chừng, nhất là khi đơn hàng có giá trị lớn hoặc cần sản xuất riêng theo yêu cầu.
Xưởng phải bỏ vốn mua nguyên liệu trước, nên họ cũng cần được đảm bảo. Đây là logic khá công bằng, nếu nhìn từ phía người bán. Vấn đề chỉ nằm ở chỗ, bạn tin họ đến đâu. Cách làm này có lợi thế thật sự, nhưng chỉ khi bạn biết chọn đúng thời điểm áp dụng. Nó cũng đi kèm rủi ro không nhỏ, nhất là khi bên bán còn quá mới để kiểm chứng.
Giá Rẻ Hơn Nhưng Đổi Lại Bạn Phải Tin Trước Khi Thấy Hàng
Khi trả trước toàn bộ hoặc phần lớn, nhiều xưởng sẵn sàng giảm giá thêm. Mức giảm thường khoảng 5 đến 10 phần trăm so với giá niêm yết. Đây là con số bên mình từng thấy ở vài xưởng may gia công tại Bình Dương. Bạn cũng dễ được ưu tiên nguồn hàng hơn, nhất là vào mùa cao điểm khi xưởng nhận đơn dồn dập. Ai đặt cọc trước, xưởng thường xếp lịch sản xuất trước nên hàng cũng về đúng hẹn hơn.
Một xưởng giày da chúng tôi từng làm việc cùng, yêu cầu cọc 50 phần trăm cho đơn đầu tiên. Đổi lại, họ ưu tiên giao trong 7 ngày, thay vì 15 ngày như khách vãng lai. Nếu bạn còn mơ hồ về những khái niệm nhập hàng, đặt cọc, ký gửi, đừng lo. Bên mình có tổng hợp các khái niệm kinh doanh cần nắm khi mới khởi nghiệp, giúp bạn có nền tảng trước khi đàm phán.
Cách trả trước này phù hợp nhất khi hai bên đã có vài đơn hàng nhỏ trước đó, đủ để bạn thấy xưởng giao hàng đúng chất lượng, đúng hẹn. Với nhà cung cấp hoàn toàn mới, trả trước 100 phần trăm ngay đơn đầu tiên là rủi ro lớn. Một sai lầm thường gặp là đặt cọc toàn bộ chỉ vì thấy giá rẻ hơn vài phần trăm, trong khi hàng mẫu chưa từng được kiểm tra kỹ. Mẹo nhỏ bên mình hay áp dụng là luôn hỏi xưởng cho xem video quay thực tế nơi sản xuất, vì xưởng thật, có quy mô thường không ngại quay vài đoạn video ngắn.
Khi Nào Nên Từ Chối Trả Trước Toàn Bộ
Không phải yêu cầu trả trước nào cũng nên đồng ý ngay. Có vài dấu hiệu, bên mình thường khuyên khách hàng dừng lại. Kiểm tra kỹ trước khi chuyển tiền:
- Nhà cung cấp không có địa chỉ xưởng hoặc kho rõ ràng, chỉ giao dịch qua mạng xã hội.
- Giá rẻ bất thường so với mặt bằng chung, thấp hơn 30 đến 40 phần trăm mà không rõ lý do.
- Từ chối cho xem hàng mẫu thật, chỉ gửi ảnh chụp từ nguồn khác trên mạng.
Một nhà cung cấp uy tín sẽ không ngại cho bạn xem xưởng qua cuộc gọi video. Đây là cách nhanh để kiểm chứng trước khi quyết định đặt cọc. Một khoản thanh toán tưởng đơn giản, đôi khi lại phát sinh thêm phí, ví dụ như phí chuyển đổi ngoại tệ hoặc phí trung gian ngân hàng. Ngoài ra, nhiều chủ shop làm việc với vài nhà cung cấp cùng lúc nên dễ nhầm lẫn công nợ.
Bên mình từng gợi ý một số khách hàng đầu tư thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp. Website có sẵn phần quản lý đơn và kho, thay vì chỉ chốt đơn qua tin nhắn rồi quên mất ai đã trả tiền. Nếu buộc phải trả trước cho một nhà cung cấp hoàn toàn mới, đừng chuyển hết một lần. Chúng tôi khuyên chỉ nên đặt cọc 30 đến 50 phần trăm, phần còn lại thanh toán khi nhận đủ hàng, đúng như thỏa thuận.
Ưu Nhược Điểm Của Việc Ký Gửi Với Nhà Cung Cấp Mới
Ký gửi, nói đơn giản, là bạn lấy hàng về trưng bày và bán trước, chưa phải trả tiền ngay. Bán được bao nhiêu, thanh toán bấy nhiêu, còn tồn kho thì trả lại cho nhà cung cấp theo thỏa thuận. Hình thức này giảm thiểu rủi ro tài chính ngay từ đầu, đặc biệt khi bạn chưa hiểu rõ độ tin cậy của một đối tác mới. Bạn không phải ôm cả lô hàng, cũng không sợ mất trắng nếu hàng bán chậm hoặc không hợp thị hiếu khách.
Chúng tôi từng gặp một bạn mở shop trà sữa. Bạn ấy nhận ký gửi bánh ngọt từ một cơ sở nhỏ mới quen. Ba tuần đầu, bánh bán chậm. Bạn ấy trả lại gần 60 phần trăm số bánh mà không mất đồng nào, chỉ tốn công bảo quản thêm vài ngày. Nếu trả trước toàn bộ lô đó, số tiền mất đi sẽ không nhỏ. Trong nhóm khách bên mình từng hỗ trợ, khoảng 6 trên 10 người mới bắt đầu chọn ký gửi trước.
Cái khó là không phải nhà cung cấp nào cũng chịu ký gửi, nhất là những xưởng nhỏ đang cần xoay vòng vốn nhanh. Với các đối tác mới hoàn toàn, việc tìm nguồn hàng an toàn từ nhà cung cấp nhỏ lẻ càng quan trọng. Bạn vừa phải thẩm định chất lượng, vừa phải thuyết phục họ đồng ý thanh toán sau.
Không Phải Ai Cũng Chịu Ký Gửi, Vậy Thuyết Phục Thế Nào
Nhà cung cấp mới thường ngại ký gửi. Họ chưa biết bạn bán hàng có uy tín hay không, cũng chưa rõ bạn có trả đúng hẹn hay không. Đây là tâm lý dễ hiểu, không phải họ làm khó bạn.
Cách bên mình hay gợi ý là bắt đầu bằng đơn nhỏ. Ký gửi thử một lượng hàng vừa phải trong hai đến bốn tuần. Một khách hàng bên mình từng ký gửi thử chỉ 20 sản phẩm trong tháng đầu tiên. Sau khi thanh toán đúng hẹn hai lần liên tiếp, xưởng chủ động đề nghị tăng số lượng. Nếu bán tốt, thanh toán đúng hẹn, mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn. Lần sau, nhà cung cấp sẽ tự tin giao số lượng lớn hơn, bạn cũng không cần thuyết phục nhiều như lần đầu.
Một mẹo khác là đưa ra cam kết rõ ràng bằng văn bản, dù chỉ là một tin nhắn xác nhận cũng được. Ghi rõ số lượng ký gửi, thời hạn thanh toán, cách xử lý hàng tồn. Chi tiết này giúp tránh hiểu lầm về sau, nhất là khi hai bên chưa từng làm việc cùng nhau. Ngoài ra, việc nắm rõ những khoản phí ẩn khi thanh toán quốc tế cũng giúp ích, phòng trường hợp sau giai đoạn ký gửi thử, bạn chuyển sang nhập hàng trực tiếp từ xưởng nước ngoài.
Kết Luận
Việc cân nhắc kỹ giữa hai hình thức giúp người kinh doanh nhỏ giảm bớt rủi ro, nhất là khi hợp tác với một nhà cung cấp mới, lần đầu gặp mặt. Không có công thức đúng cho mọi trường hợp, chỉ có lựa chọn phù hợp với số vốn và loại hàng bạn đang kinh doanh.
Nếu vốn còn mỏng và chưa rõ nhà cung cấp có uy tín hay không, bên mình khuyên nên thử ký gửi trước, hoặc đặt cọc một phần nhỏ, đừng vội chuyển hết tiền cho đơn hàng đầu tiên. Khi đã có vài lần hợp tác suôn sẻ, bạn hoàn toàn có thể chuyển dần sang trả trước. Đổi lại, bạn sẽ có giá tốt hơn và nguồn hàng ổn định lâu dài.
